Het studentenportaal maakte deel uit van het universiteitsbrede programma Harmonisatie Onderwijslogistiek. Het doel van dit programma is om studenten beter in staat te stellen regie te voeren op hun studie door processen te harmoniseren, logischer in te richten en informatie gebruiksvriendelijk, samenhangend en eenduidig te presenteren.

Verwarrend

Jolanda Hak was projectleider Inschrijven, dat als doel had om het inschrijfproces te harmoniseren. “De ene faculteit werkte met een inschrijftermijn van vijftien dagen. Een ander bijvoorbeeld met vijf”, blikt ze terug. “Voor studenten was dat verwarrend. Stel dat je Engelse taal- en letterkunde studeert en je wilt een vak volgen bij Rechtsgeleerdheid, dan is het niet vanzelfsprekend dat je van die termijnen op de hoogte bent. Dat belemmerde het studeren buiten de faculteit.”

Op een lijn komen

Het harmoniseren van het inschrijfproces was enerzijds een kwestie van praten: de faculteiten moesten op een lijn komen. In 2021 is het inschrijfproces geharmoniseerd, in 2022 is het studentenportaal opgeleverd.

In het studentenportaal komen inschrijvingen, roosters en cijfers samen. Via het onderdeel MyStudymap plannen studenten hun vakken. Vervolgens kunnen ze die planning omzetten in inschrijvingen, waarna ze hun deelname aan tentamens kunnen bevestigen. MyStudymap toont welke vakken de student moet volgen voor zijn studie, maar biedt ook de mogelijkheid in te schrijven voor extra curriculaire vakken, bijvoorbeeld van andere faculteiten.

Op maat gemaakt systeem

MyStudymap is te vinden in het studentenportaal, een op maat gemaakt systeem voor Universiteit Leiden, waarin studenten veel studiegegevens kunnen vinden. Omdat er een verbinding is gelegd tussen MyStudymap en MyTimetable, ziet de student de vakken waarvoor hij is ingeschreven direct terug in zijn rooster (MyTimetable). Ook biedt het studentenportaal berichten, zoals verzoeken om deelname aan tentamens te bevestigen en de mogelijkheid om cijfers te bekijken.

Finetunen en doorontwikkelen

“In december 2021 is het studentenportaal live gegaan voor de faculteiten LUMC en Geesteswetenschappen. Sinds juli 2022 werkt het voor alle faculteiten”, vertelt Hak. “Nu is het een kwestie van finetunen en doorontwikkelen. Een van de kwesties daarbij is dat faculteiten hebben aangegeven om te kunnen zien wat de student ziet, zodat ze vragen adequaat kunnen beantwoorden. Dat staat op de rol voor 2023. ”

Transparantie in de roostering

Behalve de invoering van het studentenportaal, is voor faculteiten ook de manier van roosteren veranderd. Zij roosterden elk op hun eigen manier. “Transparantie in de roostering – welk vak wordt op welk moment gegeven in welke zaal – is belangrijk om docenten, ondersteunende staf en studenten overzicht te bieden. Faculteiten hadden vaak goede redenen om de roostering te organiseren zoals ze dat deden. Door te kiezen voor een roosterapplicatie voor de hele universiteit zorgen we per februari 2023 voor meer overzicht en transparantie. Het is voor iedereen ontzettend wennen om met TermTime te werken. Ik ben blij met de betrokkenheid en constructieve houding van faculteiten.”